Dal primo gennaio 2019 è entrata in vigore la fatturazione elettronica, ma tu credi realmente di sapere tutto? Utilizzare la fatturazione elettronica vuol dire emettere documenti fiscali utilizzando dei software gestionali specifici in grado di emettere e ricevere documenti in formato XLM, l’unico che la legge prevede per la fattura elettronica.

Tra i software che puoi utilizzare possiamo sicuramente consigliarti fatturapro.click estremamente semplice da utilizzare ad oggi non sono certo poche le aziende di piccole e grandi dimensioni che vi si sono affidate al fine di poter rispettare l’obbligo di emissione fatture in formato elettronico.

Cos’è la fatturazione elettronica

Partiamo allora dalle basi, cercando di capire cos’è la fatturazione elettronica. Ci si riferisce in maniera molto semplice a una modalità differente di emettere documenti fiscali. La fattura elettronica è andata a sostituire le fatture in formato analogico.

Questa tipologia nuova di fatturazione a dire in vero dalla PA era utilizzata già dal 2009, ma solo dopo 10 anni è entrata a far parte della vita di migliaia di professionisti. Per l’emissione della fattura occorre un dispositivo elettronico che goda di connessione web. Inoltre degli specifici software gestionali che permettono di:

emettere la fattura in formato XLM;
ricevere fatture in formato XLM;
permettere al proprio revisore contabile di accedere in maniera diretta ai documenti fiscali;
archiviare le fatture e conservarle per 10 anni.

Gli elementi della fattura elettronica

Come succede nella maggior parte dei casi in cui avviene un cambiamento, la fattura elettronica era inizialmente vista con non poca diffidenza, ritenuta l’arma che lo Stato aveva messo in campo per contrastare l’evasione fiscale. In parte questo è vero ma in realtà, la fatturazione elettronica ha anche il compito di semplificare parte del lavoro portandolo su un livello digitale.

Gli elementi che contraddistinguono la fattura elettronica da quelle analogica è innanzitutto il bisogno di utilizzare un dispositivo elettronico, che si tratti di:

pc;
smartphone;
tablet

poco importa, ma anche di software gestionali che come detto in precedenza sono l’unico mezzo che si possiede per poter gestire il sistema di fatturazione elettronica.

I software gestionali di cui ti parliamo possono essere sia a pagamento sia gratuiti se ci si affida a quelle messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Altro elemento distintivo della fatturazione elettronica è il Sistema di Interscambio spesso definito come il postino della fatturazione elettronica. Quando la fattura viene emessa passa attraverso il Sistema di Interscambio che non solo provvede a controllare l’esattezza dei documenti, ma anche a consegnarli al destinatario. Il controllo messo in atto avviene soprattutto su quelli che sono gli elementi obbligatori della fattura.

Infine il codice destinatario che viene attribuito ad ogni utente e che ha il compito di identificare l’azienda e permettere di archiviare i documenti fiscali che la riguardano.

Gli elementi obbligatori

Come affermato poco fa, è il Sistema di Interscambio l’organo preposto al controllo dell’esattezza dei documenti che vengono messi. Ma su cosa vigila? Innanzitutto sulla presenza degli elementi obbligatori del documento e poi sulle tempistiche di emissione e sull’esattezza del Codice Destinatario.

Ma quali sono gli elementi obbligatori della fatturazione elettronica? I seguenti:

partita IVA o codice fiscale di entrambe le parti coinvolte nello scambio;
intestazione di chi emette la fattura e intestazione o nome e cognome di chi la deve ricevere;
Sede di entrambe le parti;
codice identificativo del prodotto o piccola descrizione;
Importo esente da tasse;
percentuale e importo delle tasse;
data e luogo di emissione;
codice destinatario o PEC di chi deve ricevere la fattura.

N.B. Per tutti coloro che essendo consumatori finali non sono in possesso del codice destinatario occorre inserire il formale codice composto da 7 zeri consecutivi che permettono al Sistema di interscambio di archiviare la fattura e considerarla comunque valida.

Le tempistiche

Per quel che riguarda le tempistiche di emissione della fattura, il tempo massimo che si ha dal momento dello scambio è di 12 giorni, ovvero entro il 15 del mese successivo nel caso in cui si ricorresse all’utilizzo della fatturazione differita.

Il Sistema di Interscambio per la consegna del documento al destinatario ha 5 giorni.

Infine ogni fattura deve essere conservata in archivio per almeno 10 anni in modo da permettere che gli organi addetti possano procedere a controllo in qualunque momento.