Tradizionalmente si è soliti stampare moltissimi documenti, soprattutto a livello aziendale e negli uffici. È un’operazione utile, ma sicuramente comporta un grande dispendio di tempo e di denaro. Il problema è che esistono comunque tanti documenti che sono molto importanti, di cui non si può fare a meno. Tuttavia spesso vengono stampati e poi finiscono in degli archivi cartacei, fra i quali ci si deve orientare per la consultazione. Per fortuna però esistono delle alternative fondamentali alla gestione documentale che si basano sull’utilizzo delle nuove tecnologie informatiche. Infatti si può pensare sempre di più di servirsi di alcuni strumenti per la dematerializzazione dei documenti.
Che cos’è la dematerializzazione dei documenti
La dematerializzazione documentale consiste in un procedimento che è in grado di sostituire i documenti cartacei con documenti digitali. Il processo viene realizzato attraverso quella che in gergo tecnico viene chiamata conservazione sostitutiva e che consiste nel mettere a punto un documento digitale che anche a livello di effetti di legge può sostituire in tutto e per tutto il documento cartaceo originale.
Naturalmente dobbiamo distinguere tra dematerializzazione e il concetto di digitalizzazione, che sono due concetti simili, ma certamente non coincidenti. Lo possiamo capire meglio spiegando quali sono le fasi da seguire per dematerializzare e conservare digitalmente i documenti.
Le fasi per arrivare alla dematerializzazione e alla conservazione digitale
Il processo di dematerializzazione dei documenti richiede la messa a punto di alcune fasi fondamentali. La prima di esse consiste nell’acquisizione del documento cartaceo. Per questo step si utilizzano strumenti come gli scanner per documenti.
Oppure per esempio si possono utilizzare gli smartphone, che con la fotocamera consentono di fotografare il documento cartaceo. L’obiettivo principale è quello di realizzare una copia digitale che sia il più conforme possibile al documento originale.
Si passa poi all’archiviazione e alla classificazione attraverso l’uso di precisi software. La terza fase consiste nella protocollazione, in cui viene assegnato un codice di identificazione al documento.
Non dobbiamo dimenticare l’importanza che il documento sia dotato della firma elettronica, la cosiddetta firma digitale, che garantisce livelli di sicurezza e di validità a livello giuridico.
Infine si passa alla fase della conservazione secondo le norme di legge, assicurando l’autenticità del documento informatico, la sua leggibilità e la sua reperibilità.
Perché il cartaceo si può considerare superato
Il cartaceo ormai si può considerare superato, quindi è davvero conveniente rivolgersi alla dematerializzazione documentale. Ci sono anche delle ricerche specifiche a questo proposito che mettono in evidenza come molte ore dei lavoratori vengano impiegate, in maniera molto dispendiosa, alla gestione dei documenti cartacei.
Per ogni ufficio o per ogni azienda che gestiscono un grande numero di documenti è diventato essenziale eliminare il cartaceo. È soltanto in questo modo, infatti, che si possono tagliare i costi e si può migliorare la produttività.
I documenti cartacei possono creare delle inefficienze nel modo di lavorare, disagi che possono coinvolgere diversi reparti aziendali. Invece con la dematerializzazione documentale il documento viene inserito all’interno di processi digitali con una serie di vantaggi che si possono ricavare a livello generale.
Il cartaceo è ormai superato, perché comporta elevati costi di stampa dedicati all’archiviazione fisica dei documenti. Comporta anche un dispendio di tempo e di risorse per l’archiviazione, la classificazione e la ricerca dei documenti stessi. Non dobbiamo poi dimenticare altri svantaggi legati all’uso del cartaceo, come l’impatto ambientale determinato dalla carta, dall’inchiostro per la stampa e dallo smaltimento dei documenti.
Ci sono inoltre dei rischi determinati dai documenti cartacei per la sicurezza e la privacy, soprattutto in relazione alla difficoltà nel controllo di chi può avere accesso ad alcuni determinati documenti. Inoltre si può riscontrare la formazione di errori nell’effettuazione del data entry manuale che riguarda le informazioni riportate sul cartaceo.