In un mondo che vede sempre più in primo piano la comunicazione online, non bisogna trascurare anche altri canali utili alla promozione della propria attività. In questo novero è possibile citare gli eventi aziendali. Se stai pensando di organizzarne uno per la tua realtà, nelle prossime righe puoi trovare alcune dritte che speriamo possano esserti utili.
Parti dagli obiettivi
Quando si parla di organizzazione eventi, sono tanti i punti in agenda. Prendendo come esempio le aziende e i negozi sotto la Madonnina – il capoluogo lombardo è teatro di numerosi eventi di grande rilevanza – è il caso di ricordare la necessità di informarsi sui migliori fornitori per l’acquisto di roll up a Milano. Fondamentale è anche contattare un catering di ottima qualità.
Tutto questo è cruciale, non ci piove, ma prima deve arrivare un altro passo. Quale, di preciso? La definizione dell’obiettivo. Chiarito questo aspetto, si può partire con la definizione degli altri dettagli, in modo da costruire l’evento in maniera mirata e da renderlo efficace ai fini dell’ottimizzazione delle esigenze aziendale.
Valuta bene il budget
Il budget è fondamentale per l’organizzazione di un evento efficace. Una volta chiarito l’obiettivo, sarà possibile stanziare le cifre in maniera mirata e costruire un evento di vero successo.
Cura la promozione
Ogni volta che si chiama in causa l’organizzazione di eventi di successo, è impossibile non prendere in considerazione tutto quello che riguarda la promozione. Quando si lavora alla definizione del budget, è opportuno includere anche questa voce e, a seconda del target e dell’obiettivo finale, concentrarsi sui contenuti social, sugli annunci a pagamento sui motori di ricerca o sull’attività dell’ufficio stampa.
Non innamorarti della prima location che vedi
Chi lavora nel campo degli eventi lo sa: quando si apre il capitolo delle location, è facile innamorarsi di luoghi che raccontano storie e trasudano fascino e che, al primo impatto, sembrano perfetti per il proprio progetto. Ecco: in casi del genere è opportuno fermarsi un attimo e riflettere.
La location apparentemente perfetta può rivelarsi insidiosa sotto diversi punti di vista, come per esempio il poco spazio per i tavoli mangia in piedi, fondamentali quando si organizzano eventi in cui è prevista la presenza di un buffet.
Come in tanti altri frangenti, anche quando si discute di organizzazione di eventi di successo è necessario mettere in primo piano strategia e razionalità.
Metti in conto degli imprevisti
Anche nei migliori eventi si può avere a che fare con degli imprevisti. Non tenerli in conto è un atteggiamento miope e rischioso. La cosa giusta da fare è passare in rassegna quelli più probabili e, con i propri collaboratori, pianificare scenari di gestione.
Sfrutta la tecnologia durante tutto il processo di organizzazione
Un evento di successo è un lavoro di squadra. Per organizzarlo non è necessario vedersi tutti i giorni. La tecnologia, infatti, mette a disposizione delle risorse fantastiche. Esistono diversi strumenti che consentono di condividere online e in cloud diversi file e di tenere traccia della progressione del lavoro.
Ringrazia
I partecipanti al tuo evento hanno dedicato tempo al tuo progetto aziendale e, anche solo con una mail, vanno ringraziati. In questa occasione, può rivelarsi molto utile chiedere informazioni sul gradimento. Con i dati raccolti in merito, è possibile gettare le basi per un’eventuale nuova edizione.
Concludiamo ricordando che, nel post evento, è molto utile narrare sui social quanto accaduto nel corso del fatidico giorno. In questo modo, è possibile consolidare la brand awareness e far ricordare ai partecipanti le emozioni provate.