Organizzare meeting e congressi è un’attività che richiede una certa attenzione e una grande professionalità. Si parla di un congresso nel momento in cui si mette a punto un evento organizzato che prevede l’intervento di esperti del settore di riferimento, che provengono da istituzioni differenti, e al quale partecipano delle persone che operano in quel determinato ambito.
In genere per l’organizzazione di un congresso o di un meeting interviene l’azione di specifici sponsor e ai partecipanti viene riconosciuta la formazione grazie ad esempio a degli appositi crediti. Ma come organizzare un congresso nel migliore dei modi?
La scelta della location
Iniziamo dal primo elemento, che consiste nella scelta di un’adeguata location per meeting e congressi, che possa soddisfare le esigenze sia dei relatori che del pubblico che partecipa attivamente. Naturalmente l’organizzazione di un congresso è sempre un’occasione interessante, a patto che si tenga conto delle necessità di tutti.
Per questo è fondamentale per tutti i partecipanti avere a disposizione degli spazi da fruire in totale sicurezza e capaci di garantire un certo comfort. Sia che si tratti di una soluzione con il palco e la platea, sia che si faccia riferimento ad allestimenti che presuppongono anche la presenza di spazi all’aperto, tutto non deve essere lasciato assolutamente al caso.
Naturalmente, per scegliere la location giusta per ospitare meeting e congressi, bisogna prima avere le idee chiare sulla portata dell’evento, in modo da comprendere al meglio gli spazi necessari per lo svolgimento dell’evento e la grandezza da prevedere.
La scelta dei relatori
Un altro elemento fondamentale è quello che consiste nella scelta dei relatori, che deve essere effettuata sulla base della competenza nel settore di riferimento. Ovviamente è opportuno contattarli preventivamente per dare loro il tempo di decidere con tranquillità.
Successivamente, se la risposta è affermativa, bisognerà prendere i dovuti accorgimenti per garantire agli esperti del settore un soggiorno gradevole nel luogo in cui si svolgerà il congresso. Quindi sarà opportuno muoversi in tempo, ad esempio, per effettuare la prenotazione di un volo o di una stanza in hotel.
Gli aspetti tecnici
A questo punto è fondamentale scegliere anche gli strumenti adatti per la buona riuscita dell’evento. Bisognerà quindi definire gli aspetti più tecnici, ricercando la disponibilità ad esempio delle attrezzature specifiche che saranno utili nel corso del congresso, come i sistemi di riscaldamento o i microfoni.
Inoltre è fondamentale organizzare i tempi tecnici nei quali sarà suddiviso l’evento. Quindi bisognerà suddividere le ore tenendo conto dei vari interventi effettuati dagli esperti, degli eventuali laboratori pratici, ma anche delle pause per degli spuntini o per il pranzo, se l’evento dura per parecchie ore.
Inoltre, tenendo conto della location presa come punto di riferimento, è importante prevedere un opportuno servizio di trasporto, se ad esempio si decide di organizzare un pranzo in un luogo distante rispetto al luogo in cui si svolge il congresso.
Se il convegno coinvolge partecipanti e relatori di diverse nazionalità, sarebbe anche opportuno pensare ad un servizio apposito che permetta di avere a disposizione degli interpreti, per facilitare la comprensione degli interventi nelle diverse lingue.
L’organizzazione di segreteria
Un altro passaggio importante è quello dell’organizzazione di segreteria. È necessario infatti fornire le informazioni necessarie ai partecipanti, gestire eventualmente i messaggi e-mail e tenere conto delle iscrizioni all’evento, per comprendere meglio quanto materiale sarà necessario preparare in vista dell’evento, anche per quanto riguarda gli eventuali gadget da dare ai partecipanti per sponsorizzare una determinata attività o società. Prepariamo per tempo anche i pass da fornire in anticipo agli iscritti per poter accedere all’evento in tutta sicurezza.